Methoden der Prozessoptimierung

Modernes (Geschäfts-)Prozessmanagement umfasst verschiedene Tätigkeiten, z.B. Prozessanalyse, -Modellierung, -kennzahlenbildung und Benchmarking, Prozessüberwachung oder Prozessoptimierung. Im Bereich der Prozessoptimierung haben sich in den letzten Jahren unterschiedliche Herangehensweisen und Methoden der Prozessoptimierung durchgesetzt, die eigenständig aber auch in Kombination eingesetzt werden können, als da wären das Betriebliche Vorschlagswesen, Troubleshooting, KVP / KAIZEN, LEAN Production / LEAN Management und SIX SIGMA. Allen ist zu eigen, schwerpunktmäßig den Output von Prozessen zu verbessern – Triebfeder ist dabei, Wünsche und Anforderungen interner und externer Kunden besser erkennen und v.a. erfüllen zu können – letztlich darum, um sich in Markt und Wettbewerb erfolgreicher zu bewegen.  Typische Zielsetzungen hierbei sind Verbesserungen von Ausbeute, Fehlerraten, Prozessfähigkeit sowie Durchlaufzeit, Termintreue, Herstellkosten aber auch Transparenz, Kundenzufriedenheit und Rechtssicherheit. Diese Verbesserungen können verschiedenartig angegangen werden, in Einzelaktionen als Verbesserungsvorschläge, in Verbesserungsteams auf Basis wöchentlicher Teamsitzungen oder sogar mehrtägiger Workshops oder auch in mehrmonatiger Projektarbeit mit Prozessexperten unter Führung eines Projektleiters.

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Projekt-Prozessoptimierung mit der SIX SIGMA Methode

Für die letztgenannte Herangehensweise hat sich seit einigen Jahren ganz eindeutig die SIX SIGMA Methode als Verbesserungs-Methodik durchgesetzt. Diese Methodik wird überwiegend in Projektarbeit umgesetzt und folgt dabei stringent einem Prozessverbesserungsplan – dem DMAIC Zyklus. Dieser ist – zumindest was die einzelnen Schritte angeht – wesensnah dem PDCA-Zyklus des KVP (Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses).

Die Schritte sind dabei den jeweiligen Phasen etwas anders zugeordnet, v.a. aber sind die in diesen Phasen anwendbaren Werkzeuge umfassender und teilweise deutlich über den gesunden Menschenverstand hinausgehend, v.a. wenn es um die Verwendung auch zahlreicher statistischer Tools geht. Damit ist es möglich, auch sehr komplexe Prozesse mit vielen Einflussgrößen und Wechselwirkungen untereinander zu begreifen und Ursache-/Wirkungsbeziehungen nicht nur qualitativ sondern auch quantitativ zu beschreiben.

Es geht hier auch weniger darum, viele kleine Verbesserungen zu erzielen, sondern eher einige deutliche – daher wird SIX SIGMA auch als „Durchbruchsstrategie“ bezeichnet. So erklärt sich auch das untenstehende Bild vom „Methodenbäumchen“ – mit der SIX SIGMA Methode können auch die hochhängenden Früchte erreicht werden.  Allerdings braucht es dafür auch geeignet ausgebildetes Personal, die je nach Ausbildungsgrad als Yellow, Green, Black oder Master Black Belt bezeichnet werden und in der Regel weitere Rahmenbedingungen, die eine SIX SIGMA Initiative erfolgreich gestalten lassen.
>> Hier erfahren Sie mehr zu den Ausbildungsinhalten der unterschiedlichen SIX SIGMA Belts.

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Methoden der Prozessoptimierung – SIX SIGMA Methode oder KVP?

Unternehmen, die sich für KVP – den kontinuierlichen Verbesserungsprozess – entscheiden, weisen oftmals ein gutes Verständnis der ISO 9000ff-Normen auf. So wird in der ISO 9001, aber auch in der ISO 9004 sowie der ISO 9000 an mehreren Stellen die “Ständige Verbesserung” erwähnt. Die Implementierung eines KVP Prozesse ist somit bereits zur Normalität eines jeden zertifizierten Unternehmens geworden. Jedoch sind beispielsweise in der ISO 9001 lediglich die Mindestanforderungen an die Zertifizierung eines Qualitätsmanagementsystems genannt, sodass Organisationen im Rahmen der Prozessverbesserung neben den KVP auch auf andere Methoden der Prozessoptimierung zurückgreifen können.

Aufgrund des Voranschreitens der Globalisierung und der damit stetig steigenden internationalen Konkurrenz führen immer mehr Unternehmen die SIX SIGMA Methode ein. Aber brauchen Organisationen überhaupt noch den KVP, wenn sie die SIX SIGMA Methode einführen? Und sind diese beiden Methoden der Prozessoptimierung kompatibel bzw. können sie gleichzeitig aufrechterhalten werden? solche Fragen treten häufig auf, wenn es um die Entscheidung für eine dieser beiden Prozessverbesserungsmethoden geht. Im folgenden Verlauf des Textes erhalten Sie Antworten zu diesen und weiteren Fragen.

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SIX SIGMA Methode und KVP – Herkunft und Anspruch dieser Methoden zur Prozessoptimierung

Die Herkunft der KVP Methode ist eher in Fernost zu finden. Nach dieser Philosophie werden eher mehrere kleine bzw. mittelgroße gesammelt und mit einem Mal umgesetzt. Die SIX SIGMA Methode hingegen, folgt einem eher westlichen Ansatz, wobei Erfolge eher selten, dafür aber durchbruchsartig erzielt werden. Während beim KVP Prozess eher nach der schnellsten Lösung gesucht wird, liegt das Ziel von SIX SIGMA darin, die beste Lösung zu finden. Grund hierfür sind auch die unterschiedliche  Ausgangssituationen bei der Wahl der entsprechenden Prozessverbesserungsmethode. Betreffen die Verbesserungen eher Prozesse, die durch eine signifikante Anzahl von Einflussfaktoren oder Wechselwirkungen bestimmt werden, ist die SIX SIGMA Methode zu bevorzugen. KVP ist eher für überschaubarere Prozesse mit einer geringeren Analysetiefe geeignet.

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Bewertung und Lösungsansätze von KVP und der SIX SIGMA Methode

Auch die wesentlichen Ziele von SIX SIGMA und KVP als Methoden der Prozessoptimierung unterscheiden sich. Organisationen, die eine wesentliche Senkung finanzieller Ausgaben erzielen möchten, werden sich eher für die SIX SIGMA Methodik entscheiden. Eine Einsparung der Kosten steht mit dem KVP Prozess nicht im Vordergrund. Unternehmen, die sich für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess KVP entscheiden, streben Unternehmen eher eine Einsparung von zeitlichen sowie materiellen Ressourcen an. Ziel es ist dabei, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und Verschwendungen zu minimieren.

Der Erfolg der Prozessverbesserungsmethode SIX SIGMA wird häufig durch eine effektive Projektarbeit erzielt. Dabei werden die Verbesserungsprojekte durch einen Sponsor – den SIX SIGMA Champion -, der aus der mittleren oder oberen Führungsebene stammt initiiert. Im Vergleich dazu weist die KVP Methode eher eine Eventorientierung auf. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess wird dabei häufig in Form von Qualitätszirkeln oder Workshops strukturiert. Die Maßnahmen zur Prozessverbesserung werden dabei eigenständig durch die Mitarbeiter definiert und umgesetzt. Während SIX SIGMA dem DMAIC Zyklus folgt, orientiert sich KVP am Deming-Kreis – auch PDCA Zyklus genannt.

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Werkzeuge und Training bei der SIX SIGMA Methode und dem KVP

Ganz egal, für welche der beiden Methoden der Prozessoptimierung Sie sich entscheiden, nur durch den korrekten Einsatz der jeweiligen Werkzeuge können Sie den Nutzen dieser Prozessverbesserungsmethoden vollständig ausschöpfen. Im Rahmen der SIX SIGMA Methode fungieren die Green und Black Belts als Leiter der Verbesserungsprojekte. Um dieser Rolle erfolgreich nachzukommen, ist eine fundierte SIX SIGMA Ausbildung unumgänglich. Im Mittelpunkt einer solchen Ausbildung steht das Erlernen einfacher und komplexerer statistischer Methoden, verschiedener soft Tools sowie das Erlangen von soft skills.

Im Bereich des kontinuierlichen Verbesserungsprojektes sollte der KVP Coach über gute Moderationsfähigkeiten verfügen, um seiner Funktion als KVP Moderator nachzukommen. Ebenso sollte der KVP Coach einige Management- und Qualitätswerkzeuge (Q7) sowie Methoden der beschreibenden Statistik anwenden können. Statistische Testverfahren, hingegen, zählen eher nicht zum Repertoire eines KVP Coaches.

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Ihre Ausbildung: Lassen Sie sich in der Ausbildung SIX SIGMA Green Belt zum Green Belt ausbilden. Auf Basis eines Live-Projekts werden Sie mit den Grundzügen der SIX SIGMA Methode vertraut gemacht und erwerben alle Kompetenzen, die Sie zur Realisierung eines SIX SIGMA Projektes benötigen.

Organisatorischer Rahmen von KVP und der SIX SIGMA Methode

Neben einer guten Ausbildung aller Beteiligten hängt der Erfolg der Methoden der Prozessoptimierung auch von angemessenen Rahmenbedingungen ab. Dies ist vor allem bei umfassenden SIX SIGMA Projekten der Fall. Wichtigste Voraussetzung für den Erfolg von SIX SIGMA ist sicherlich ein ausgeprägtes Rollenverständnis der SIX SIGMA Belts und des Lenkungsausschusses. Auch die Auswahl geeigneter Projekte spielt für den nachhaltigen Erfolg eine wesentliche Rolle.

Im Rahmen erfolgreicher KVP-Projekte sind die Rahmenbedingungen sicherlich etwas weniger strikt. Für einen langanhaltenden Erfolg sind gut koordinierte Eckpfeiler jedoch auch im Bereich KVP unabdingbar. Es bietet sich an, bei der KVP Methode eine ähnliche Struktur aufzubauen, wie bei der SIX SIGMA Methode. Dabei kann ein Entscheidungsgremium gravierende Maßnahmen umsetzen und ein KVP Koordinator die Rolle des Master Black Belts übernehmen.

Werden all diese Facetten nun genauer betrachtet lässt sich feststellen, dass  SIX SIGMA und KVP als Methoden der Prozessoptimierung nicht in Konkurrenz miteinander stehen und somit auch parallel im Unternehmen eingesetzt werden können. Während 3/4 der Prozessverbesserungen wohl mit dem KVP Prozess umgesetzt werden können, ist für die restlichen anspruchsvolleren und umfangreicheren Verbesserungen die SIX SIGMA Methode geeigneter. Bei der Entscheidung für eine dieser beiden Methoden ist es wichtig jemanden in der Organisation zu haben, der diese Tatsache berücksichtig und je nach Verbesserungsprojekt die angemessenere Methode wählt.

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