DMAIC Define Phase … oder wie alles beginnt
Ordentliches Projektmanagement verlangt eine gute Planungsphase – bei SIX SIGMA ist dies die Define Phase. Wenn diese gut laufen soll, wird diese Phase vom Champion getrieben – er ist derjenige, der das Projekt aufsetzt, der Black Belt oder Green Belt ist derjenige, der es operativ zusammen mit den Experten (Prozesskennern) durchführt. Die DMAIC Define Phase enthält idealerweise eine Abfolge von Schritten, die letztlich dabei helfen soll, ein SIX-SIGMA-fähiges Projekt auf die Welt zu bringen.
1. DMAIC Zyklus
2. Define Phase
3. Measure Phase
4. Analyze Phase
5. Improve Phase
6. Control Phase
1. Projektauswahl / Projektdefinition
Strenggenommen kann man diese Aufgabe der DMAIC Define Phase sogar noch in den PreDefine-Bereich einordnen – hier geht es erst einmal allgemein darum, Projekte aus den Unternehmenszielen und -richtlinien abzuleiten und dann SIX-SIGMA-fähige von weniger fähigen oder gänzlich ungeeigneten zu trennen.
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Wann ist aber nun ein Projekt SIX-SIGMA-fähig, wann nicht?
Dies kann man aus dem Bauch entscheiden oder vielleicht besser mit Hilfe einer Entscheidungsanalyse, in diesem Fall einer Projektauswahl-Checkliste.
Eine solche Checkliste sollte bestimmte hart- und soft-Kriterien beinhalten, an denen man die SIX SIGMA Eignung festmachen kann, wie z.B. die zu erwartende Einsparung, die anzunehmende Projektlaufzeit, die Komplexität des Ausgangsproblems, die vorliegende Unterstützung innerhalb der Organisation etc. Diese Kriterien – evtl. noch zusätzlich mit Wichtigkeitsfaktoren versehen – werden nun hinsichtlich ihres Erfüllungsgrades bewertet. Aus den Erfüllungsgraden und evtl. auch Wichtungsfaktoren kann man nun eine Produktsumme errechnen, die dann im Vergleich mit weiteren Projekten eine gute Differenzierung in z.B. fähige, weniger fähige und ungeeignete SIX SIGMA Projekte erlaubt. Dies zu tun, kann eine typische Aufgabe eines SIX SIGMA Lenkungsausschusses sein oder auch des Champions in Zusammenarbeit mit dem Master Black Belt vor Ort.
2. Projekt-Charter
Nun gilt es in der DMAIC Define Phase, das Projekt und damit die Aufgabe für das Projektteam genauer zu beschreiben. Beginnend mit dem problem statement, einer Art burning platform stellt man sich hier z.B. die Frage: Was ist das Problem? Welche Folgen würde es haben, wenn wir es jetzt nicht in Angriff nehmen? Anschließend wird konkreter formuliert, woran man das Problem oder oft auch das ungenutzte Potenzial festmachen kann, an den sogenannten CTQ’s, den Critical to Qualities. Dies sind i.d.R. Kennzahlen wie Prozessfähigkeit, Durchlaufzeit, Nacharbeitsquote, Ausbeute etc. – verbunden mit Spezifikationen, die eingehalten werden müssen und mit Zielen, die erreicht werden sollen. Wo stehen wir heute, wo wollen/sollen wir hin? Des Weiteren wird der zu erwartende Nutzen abgeleitet.
Was bringt uns die Verbesserung/Veränderung?
Bei SIX SIGMA ist es sehr wichtig, dies auch in Euro ausdrückbar zu machen – allerdings sind viele weitere Nutzen, v.a. aus dem Feld der soft savings, hier auch von Bedeutung, z.B. Einhaltung behördlicher Auflagen, Optimierung bestimmter Qualitätsparameter, Erhöhung der Komplexität etc. SIX SIGMA Projekte müssen wichtig sein – das muss hieraus erkennbar abgeleitet werden können. Das Projekt-Charter wird in der DMAIC Define Phase komplettiert durch weitere Angaben über die Projektbeteiligten, wer ist Champion, Black Belt, wer sind die Teammitglieder? Welcher Prozess wird untersucht? Was ist in focus, was out of focus? Welche Risiken und Herausforderungen bestehen zu Beginn oder im weiteren Verlauf des Projekts? Wann soll das Projekt spätestens beginnen, wie lange wird es ca. dauern? Indem Champion und Belt das Aufgabenblatt unterzeichnen, wird die Verbindlichkeit deutlich zum Ausdruck gebracht.
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3. SIPOC-Analyse
Hier hat der Champion die Gelegenheit, den im Focus stehenden Prozess (z.B. Reklamationsbearbeitung, Auftragsannahme, Chemische Reaktion etc.) erst einmal grob zu visualisieren. Dies sollte er mit 5 bis max. 8 Teilprozessschritten tun und es geht an dieser Stelle nicht darum, sich in Details zu vertiefen, dafür ist später das Process Mapping im Rahmen der Measure Phase gedacht. Das SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer) dient im Wesentlichen dazu,
- den oder die wichtigsten Kunden (intern/extern) zu erkennen sowie
- den Prozessrahmen für das Team festzulegen.
4. VOC-Analyse
Damit der Champion in der DMAIC Define Phase sein Projekt-Charter an den wirklich wichtigen Dingen ausrichtet und dies auch besser quantifizieren kann, steht ihm die VOC-Analyse als Werkzeug zur Seite. Hierin geht es darum, in einer meist tabellenähnlichen Darstellung, die Stimme des Kunden (Voice Of Customer) in die unternehmenseigene Sprache des Prozesses (Critical To Quality) zu übersetzen.
Warum ist das wichtig?
Die Stimme des Kunden und seine damit verbundenen Erwartungen und Anforderungen sind oft nur vage ausgedrückt und verlangen eine Art Übersetzung in eine Kenngröße im Rahmen einer Spezifikation.
Beispiel: Wie soll der Kaffee sein? Heiß, sagt der Kunde. Reicht das aus? Nein, wir brauchen es genauer.
Bei „heiß“ handelt es sich um das Kernthema „Temperatur“, eine Qualitätsgröße, die z.B. als CTQ spezifiziert werden kann wie folgt: 90% der ausgegebenen Kaffees sollen eine Temperatur zwischen 50 und 60°C haben.
Die jeweiligen CTQ’s können Sie im Anschluss daran noch priorisieren – eine Möglichkeit dazu bietet die Anwendung des KANO-Modells. Hierbei werden die Kundenanforderungen in drei Ebenen unterteilt: Basisanforderungen (must be), Leistungsanforderungen (more/less is better) und Begeisterungsanforderungen (delighters, nice to have). Dabei orientieren sich SIX SIGMA Projekte v.a. an CTQ’s, die sich aus Basisanforderungen, mehr noch aus Leistungsanforderungen heraus ableiten. Die konsequente Anwendung dieser oben beschriebenen Werkzeuge verhelfen dem Champion letztlich dazu – oft auch schon gemeinsam mit dem Green/ Black Belt – ein sauberes, an den Notwendigkeiten und Wichtigkeiten orientiertes Projekt zu formulieren. Ein Gate Review kann nochmal checken, ob alle mit der DMAIC Define Phase verbundenen Fragestellungen geklärt sind – dann ist die Tür geöffnet für die Measure Phase und das Projektteam nimmt seine Arbeit auf.
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